UGIS

University of Turku

Graduate School

Information

System

Opiskelijan tiedot hajanaisesti eri järjestelmissä

  • Miten tiedot saadaan yhtenäistettyä niin, että kukin tietue kerätään ainoastaan kerran?
  • Miten luodaan sellainen tietorakenne, että kaikesta kerätystä tiedosta voidaan koostaa raportteja?

teksti

Luodaan elinkaari

  • Iteroidaan koordinaattoreiden kanssa
    • Olennaisin järjestelmän käyttäjäryhmä
  • Mahdollisimman monta ohjelmaa/koulutettavaa kattava elinkaari mahdollistaa käytänteiden ja raportoinnin laajan jakamisen
teksti

Elinkaareen digitalisaatio

  • Olennaisten yhteistyötahojen löytäminen
    • -> Varmistutaan elinkaaren sisältöjen oikeellisuudesta
teksti

Elinkaareen digitalisaatio

  • Mitkä elinkaaren tiedoista on jo järjestelmissä?
    • Minkä rajapinnan takana?
  • Yhtenäistävänä tekijänä tietovarasto
teksti

Elinkaareen digitalisaatio

  • Toisto poistetaan elinkaaren sisä- ja ulkopuolelta
  • Integrointivapaus: tietovarastokommunkaatio (JSON)
  • Kaikki ennen keräämätön data saatavilla mm. raportointityökaluille
teksti

Käyttäjäryhmät

  • Tohtorikoulutettava
  • Ohjaaja / Seurantaryhmän jäsen
  • Koordinaattori / Virkailija
teksti

Käyttäjäryhmät

  • Tohtorikoulutettava
  • Ohjaaja / Seurantaryhmän jäsen
  • Koordinaattori / Virkailija
teksti

Käyttäjäryhmät

  • Tohtorikoulutettava
  • Ohjaaja / Seurantaryhm. jäsen
  • Koordinaattori / Virkailija
teksti

Käyttäjäryhmät

  • Tohtorikoulutettava
  • Ohjaaja / Seurantaryhm. jäsen
  • Koordinaattori / Virkailija
teksti

Kirjautuminen

  • Hierarkinen linkitys oman domainin ja oman tietojärjestelmän sisällä
    • Mahdollistaa vaiheittain tarkennettavan tiedon keräyksen purkamatta alas- / taaksepäin yhteensopivuutta
teksti

Tohtorikoulutettavan ominaisuudet

  • Elinkaari
  • Tapahtumat
  • Tapahtumalogi
  • Yleistiedot
  • Yleistiedotus
teksti

Elinkaari

  • Hierarkinen lista tapahtuma
  • Tapahtuma voi olla tilassa aloittamaton, aloitettu, huomautettavaa, ohitettu tai valmis
  • Ylätasojen tilat lehtien mukaan
teksti

Tapahtumat

  • Ohjaavat tehokkaaseen tapahtuman suoritukseen
    • Palvelevat tietoa, joka vähentää hämmennystä ja yhteydenottopyyntöjä
  • Dokumentoivat tapahtuman suorituksen
    • Kaikki kommunikaatio aktoreiden välillä tallentuu tapahtuman suoritukseksi
teksti

Tapahtumat

  • Yksittäinen tapahtuma voidaan korvata toisella toteutuksella
    • Mukautuminen muihin järjestelmiin
    • Asteittainen integraatio ja olemassaolevien työkulkujen säilytys/asteittainen muuttaminen
teksti

Tapahtumalogi & Yleistiedot

teksti

Yleistiedotus

  • Mitä rahoitushakuja on tulossa?
  • Muita mahdollisesti minua kiinnostavia uutisia
    • Väitöksiä alaltani?
    • Kursseja alaltani?
teksti

Monialustatuki

  • Responsiivinen suunnittelu
  • Skaalautuu toimivaksi eri alustoilla
teksti

Ohjaajan/Seurantar.jäsenen ominaisuudet

  • Omat ohjattavani lista
    • Nopea yleiskatsaus ohjattavien tilanteeseen
    • Tarkempi ohjattavan tarkastelu klikkaamalla -> siirtyminen elinkaareen
  • Sähköposti-integraatio
teksti

Omat ohjattavani lista

  • Linkitys
    • Ohjaajalle välittömästi tiedoksi esim. Saimi-haun jälkeen
  • Mahdollistaa seurantaryhmä ym. ohjausjärjestelyt
teksti

Sähköposti-integraatio

  • Tapahtuma = ketju sähköposteja
    • Jokaisesta muutoksesta/viestistä järjestelmä luo sähköpostin
    • Tutuin alusta monille
  • Tapahtumalogi kerää sähköpostit
teksti

Sähköposti-integraatio

  • Helpottaa ohjaajien työn kohdennusta
  • Tapahtuma hoidettavissa suoraan sähköpostista
    • Ei välivaihetta järjestelmään kirjautumisesta
    • Kannustaa välittömään tapahtuman hoitoon
    • Tunnistetaan puolto- ja hyväksyntämenetelmänä
teksti

Koordinaattori / Virkailija

  • Dynaamiset listat
  • Listaoperaatiot
  • Työnjako
    • Superkoordinaattori
  • Raportointi
teksti

Dynaamiset listat

  • Järjestelmä luo koordinaattoreille listoja automaattisesti
    • Uusien elinkaarien alustus
  • Työskentely synkronisoitu kuunneltujen järjestelmien kanssa (Saimi)
teksti

Dynaamiset listat

  • Järjestelmä luo koordinaattoreille listoja automaattisesti
    • Uusien elinkaarien alustus
  • Työskentely synkronisoitu kuunneltujen järjestelmien kanssa (Saimi)
teksti

Työnjako

  • Saman organisaation koordinaattorit / virkailijat näkevät samat listat
    • Selkeä työnjako
    • Välitön yleisnäkymä hallittaviin koulutettaviin
    • Organisaation uutena saapuva koordinaattori näkee listat heti
teksti

”Superkoordinaattori”

  • Pystyy editoimaan linkityksiä
    • Organisaatio ja siihen kuuluvat koordinaattorit
  • Ohjaajien vaihto ja linkitys koulutettaviin tehdään elinkaareen lisättävien tapahtumien kautta
    • Historian säilyminen
teksti

Listaoperaatiot

  • Tapahtuma voidaan suorittaa filtteröidylle/valitulle listalle
    • Niille joille tapahtuma mahdollinen
    • Poistaa mekaanisen toiston
    • Identtinen yksittäistapahtumaan
      • Jokaiselle opiskelijalle lähtee sähköposti
    • Esimerkiksi uutisointi ja muistutukset
teksti

Raportointi

  • Yhtenevä elinkaari on perusedellytys raportoinnin mahdollistamiseksi
  • Elinkaaren takana on tietomalli
  • Tietokannasta rajapinta raportointi ohjelmiin
    • Microsoft SQL Server Reporting Services
    • PowerPivot
    • Open-Source APIt
teksti

Raportointi

  • Tietomallin dimensioista voidaan vapaasti koostaa raportteja
    • Kuka ohjaa ketä?
      • Missä tilassa ohjattavat?
    • Moniko opiskelija valitusta listasta on päivittäynt JOPSinsa?
teksti

Yhteystiedot

UTUGS

Tutkimuksen IT

Pirjo NuutilaMeri-Tuulia Kaarakainen
pirjo.nuutila@utu.fimeri-tuulia.kaarakainen@utu.fi
 
Elise PintaEero Stürmer
elise.pinta@utu.fieero.sturmer@utu.fi
 

TT-laitos

Johannes Holvitie
jjholv@utu.fi