UGIS 3: Tietosuojaseloste | Privacy policy

1) Palvelun nimi | Name of the service

[FIN] Turun yliopiston tutkijakoulun tietojärjestelmä (UGIS)

[ENG] University of Turku Graduate School Information System (UGIS)

2) Henkilörekisterin rekisterinpitäjä ja yhteystiedot | Controller of the personal data file and contact information

[FIN] Turun yliopisto, UGIS

[ENG] University of Turku, UGIS

email: ugis@utu.fi

3) Käyttötarkoitus | Purpose

[FIN] Henkilörekisterin ensisijainen käyttötarkoitus on ylläpitää tietoa väitöskirjatutkijoille nimetyistä ohjaajista ja väitöskirjatutkimukseen liittyvistä muista ohjaukseen liittyvistä rooleista. Järjestelmä mahdollistaa väitöskirjatutkijoille itselleen, heidän ohjaajilleen sekä tohtoriohjelmien johtajille, laitoksien johtajille ja tohtorikoulutuksen hallinnon toimijoille väitöskirjatutkijan tohtoritutkinnon etenemisen seuraamisen heidän käyttäjäroolilleen määriteltyjen rajojen puitteissa.

[ENG] The primary purpose of the personal register is to maintain information on the supervisors assigned to doctoral researchers and other supervision roles related to doctoral research. The system enables doctoral researchers themselves, their supervisors, and the directors of doctoral programmes, heads of departments and administrators of doctoral education to monitor the progress of the doctoral researcher’s doctoral education within the limits defined for their user role.

4) Käsiteltävät henkilötiedot | Usage of personal data

[FIN] Järjestelmä hakee kotiorganisaatiostasi seuraavat tiedot jokaisella kirjautumiskerralla:

Lisäksi mm. seuraavia tutkijakoulun järjestelmälle oleellisia tietoja pidetään henkilörekisterissä:

[ENG] The following information will be fetched every time you log in to the service:

Also, the following information necessary for the graduate school information system will be kept in the personal data file: Additional information regarding the graduate school process (UGIS) provided by the user (e.g. study plan), private messages (e.g. between supervisor and the user), user's role (e.g. student / coordinator), attachments uploaded into the service, user's degree programme and user's home organization. The user has to be willing to accept that all information explicitly provided by the user could be saved in the personal data file.

1) Tietolähteet | Sources of information

[FIN] Henkilörekisterin tietolähteitä ovat väitöskirjatutkijan tohtoritutkinnon opiskeluoikeushakemus, kotiorganisaatiolta Haka-kirjautumisen yhteydessä saatava tieto, opintorekisteri sekä käyttäjän UGIS-palveluun syöttämä tieto.

[ENG] The data sources for the personal register are doctoral researcher’s application for a doctoral degree, information gathered from the user's organization during the Haka login, the study register and the information entered by the user in the UGIS service.

6) Henkilötietojen säilytysaika | Storage period of personal data

[FIN] UGIS-järjestelmälle on tehty JHS 191 Tiedonohjaussuunnitelma. Pisin suunnitelman velvoittama osatietojen säilytysaika on 24 kuukautta.

[ENG] The UGIS system follows a JHS 191 Information Management Plan created for it. he longest warehousing time for particular data items is defined by the plan to be 24 months.

7) Henkilötietojen suojaamisen periaatteet | Principles of protecting personal data

[FIN] Henkilötiedot on suojattu SSL-tekniikalla. Henkilötiedoista palvelimelle syntyvä henkilörekisteri on suojattu ylläpitäjien henkilökohtaisilla käyttöoikeuksilla.

[ENG] Personal data is protected by SSL. In addition, the personal data file is accessible only for authorized administrators who have personal access rights.

8) Henkilötietojen säännönmukainen luovuttaminen | Regular transfer of personal data to third parties

[FIN] Väitöskirjatutkijan tiedot ovat näkyvissä hänen ohjaajilleen sekä muille mahdollisille ohjausrooleille, jotka liittyvät ko. henkilöön. Näitä henkilöön liittyviä mahdollisia rooleja ovat seurantaryhmän jäsen, valvoja ja oppiaineen vastuuhenkilö. Väitöskirjatutkijan tiedot näkyvät tohtoriohjelmansa tohtorikoulutuksen hallinnon työntekijöille sekä palvelun ylläpitäjille. Lisäksi väitöskirjatutkijan tietoja näytetään rajoitetusti tohtoriohjelman johtajalle ja laitoksen johtajalle. Muuten henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

[ENG] The doctoral researcher's information is visible to their supervisors and to other possible supervisory roles associated with the person. These possible roles related to the person include member of the follow-up group, research director and head of major subject. Information about the doctoral researcher will be visible to the doctoral programme administrators of the doctoral programme and to the administrators of the service. In addition, limited information on the doctoral researcher is displayed to the director of the doctoral programme and the head of the department. Otherwise, personal data will not be disclosed to third parties.

9) Rekisteröidyn tarkistusoikeus | Registrant's right of access for his/her personal data

[FIN] Tarkistaaksesi, mitä henkilötietoja palvelu on sinusta kerännyt, ota yhteys rekisterin ylläpitäjään.

[ENG] In order to find out what personal information has been saved about you, contact the controller of the personal data file (UGIS).

10) Virheellisten tietojen oikaisu | Rectification

[FIN] Jos kotiorganisaatiosi henkilötiedot ovat virheelliset, ota yhteys kotiorganisaatioosi. Jos palveluun (UGIS) syöttämäsi tiedot ovat virheellisiä, ota yhteys palvelun ylläpitäjään.

[ENG] If the user information related to your home organization is faulty, contact your home organization. If the information related to this service (UGIS) is faulty, contact the service provider.