Tietosuojaseloste | Privacy policy

1) Palvelun nimi | Name of the service

[FIN] Turun yliopiston tutkijakoulun tietojärjestelmä (UGIS)
[ENG] University of Turku Graduate School Information System (UGIS)

2) Henkilörekisterin rekisterinpitäjä ja yhteystiedot | Controller of the personal data file and contact information

[FIN] Turun yliopisto, UGIS
[ENG] University of Turku, UGIS
email: ugis@utu.fi

3) Käyttötarkoitus | Purpose

[FIN] Henkilörekisterin ensisijainen käyttötarkoitus on mahdollistaa tutkijakoulussa opiskelevien tohtorikoulutettavien ja heidän ohjaajiensa välinen kommunikaatio yhden järjestelmän (UGIS) puitteissa.
[ENG] The purpose of the personal data file is to make it possible to provide a management service for the graduate school to govern the communication between graduate students and their coordinators.

4) Käsiteltävät henkilötiedot | Usage of personal data

[FIN]
Järjestelmä hakee kotiorganisaatiostasi seuraavat tiedot jokaisella kirjautumiskerralla: Lisäksi mm. seuraavia tutkijakoulun järjestelmälle oleellisia tietoja pidetään henkilörekisterissä: [ENG]
The following information will be fetched every time you log in to the service: Also, the following information necessary for the graduate school information system will be kept in the personal data file:

5) Tietolähteet | Sources of information

[FIN] Henkilörekisterin tietolähteitä ovat käyttäjän tohtorikouluhakemus, kotiorganisaatiolta Haka-kirjautumisen yhteydessä saatava tieto sekä käyttäjän UGIS-palvelua käyttäessä tallentunut tieto.
[ENG] The personal data file's information sources are: 1) the graduate school application; 2) information gathered from the user's organization during the Haka login; 3) information gathered from the user while using the UGIS service.

6) Henkilötietojen säilytysaika | Storage period of personal data

[FIN] UGIS-järjestelmälle on tehty JHS 191 Tiedonohjaussuunnitelma. Pisin suunnitelman velvoittama osatietojen säilytysaika on 24 kuukautta.
[ENG] The UGIS system follows a JHS 191 Information Management Plan created for it. The longest warehousing time for particular data items is defined by the plan to be 24 months.

7) Henkilötietojen suojaamisen periaatteet | Principles of protecting personal data

[FIN] Henkilötiedot on suojattu SSL-tekniikalla. Henkilötiedoista palvelimelle syntyvä henkilörekisteri on suojattu ylläpitäjien henkilökohtaisilla käyttöoikeuksilla.
[ENG] Personal data is protected by SSL. In addition, the personal data file is accessible only for authorized administrators who have personal access rights.

8) Henkilötietojen säännönmukainen luovuttaminen | Regular transfer of personal data to third parties

[FIN] Käyttäjien tiedot ovat näkyvissä ainoastaan tohtorikouluohjaajille ja palvelun ylläpitäjille. Muuten henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.
[ENG] User information is available only for coordinators and system administrators of the University of Turku Graduate School Information System (UGIS). Other than that, information will not be handed to 3rd parties.

9) Rekisteröidyn tarkistusoikeus | Registrant's right of access for his/her personal data

[FIN] Tarkistaaksesi, mitä henkilötietoja palvelu on sinusta kerännyt, ota yhteys rekisterin ylläpitäjään.
[ENG] In order to find out what personal information has been saved about you, contact the controller of the personal data file (UGIS).

10) Virheellisten tietojen oikaisu | Rectification

[FIN] Jos kotiorganisaatiosi henkilötiedot ovat virheelliset, ota yhteys kotiorganisaatioosi. Jos palveluun (UGIS) syöttämäsi tiedot ovat virheellisiä, ota yhteys palvelun ylläpitäjään.
[ENG] If the user information related to your home organization is faulty, contact your home organization. If the information related to this service (UGIS) is faulty, contact the service provider.